Aad Vollebregt is Manager Interne Organisatie bij Kenniscentrum GOC en onder andere verantwoordelijk voor automatisering.

Aad Vollebregt: "Binnen onze organisatie is het intranet een belangrijk medium voor het delen van kennis en informatie onder onze eigen medewerkers. Hierbij gaat het om informatie over ontwikkelingen in onze branche, maar bijvoorbeeld ook om onderzoeksverslagen, cursusmateriaal enzovoorts. Ons oude intranet voldeed echter niet langer aan onze eisen. Het bood onvoldoende mogelijkheden voor documentmanagement en het versiebeheer van documenten. Het werd dan ook steeds lastiger deze informatie op een goede en overzichtelijke manier vast te leggen, te beheren en terug te vinden."

besparen
"In eerste instantie wilden we op basis van SharePoint Portal Server een toepassing realiseren waarmee we het beheer van documenten konden verbeteren. De aanpassingen aan ons intranet wilden we uitstellen tot we ons documentenbeheer op orde hadden. e-office adviseerde ons daarentegen om beide projecten te combineren en in een keer een krachtig intranet te realiseren. Hiermee zouden we twee vliegen in één klap slaan: ons documentmanagement verbeteren en medewerkers beter ondersteunen in hun samenwerking met collega's. Daarnaast liet e-office zien dat we hiermee meteen een basis konden leggen voor onze samenwerkingen met andere kenniscentra. Het project werd hierdoor wel omvangrijker dan wij in eerste instantie voor ogen hadden. Maar omdat deze oplossing ons op langere termijn flink wat tijd en geld zou kunnen besparen, hebben we toch gekozen voor de realisatie van een complete portaloplossing."

portal
"Omdat de structuur van het oude intranet nog wel aan onze eisen voldeed, hebben we de opzet van het oude intranet als uitgangspunt genomen voor de portal. Zo zijn onderdelen als 'wie-is-wie', jaarverslagen, procedures en formulieren door e-office overgenomen in de nieuwe SharePoint-portal. Uiteraard is deze functionaliteit wel uitgebreid en aangepast aan onze wensen op het gebied van versiebeheer en gebruikersvriendelijkheid. Zo is het nu bijvoorbeeld eenvoudiger geworden om nieuwsitems op het intranet te publiceren en kunnen medewerkers zelf activiteiten toevoegen aan de evenementenkalender op de site. Ook hebben we twee portalcomponenten van e-office ingezet: de telefoonlijst en een component waarmee de navigatie in SharePoint wordt vereenvoudigd."

bestuurssite
"Een ander nieuw onderdeel in onze intranetportal is de zogenaamde 'bestuurssite'. Deze 'teamsite' is alleen toegankelijk voor onze bestuursleden en leden van het managementteam en bevat onder andere vergaderstukken. Voorheen werden deze stukken altijd rondgemaild of op papier uitgereikt. Nu hebben we alle vergaderstukken in een overzicht bij elkaar staan en zijn ze eenvoudig terug te vinden. Ook voor de toegang tot managementinformatie is een teamsite ingericht. De informatie in dit onderdeel van het intranet wordt maandelijks bijgewerkt. Budgethouders kunnen dan op het moment dat zij informatie nodig hebben, direct het intranet raadplegen."

werkwijze
"Door de structuur van het intranet over te nemen en tegelijkertijd de bestaande functionaliteit te verbeteren en uit te breiden, beschikken we nu over een portal die beter aansluit op onze wensen en eisen zonder dat dit ingrijpende gevolgen heeft voor de werkwijze van onze medewerkers. Daarnaast was het voor ons belangrijk dat de nieuwe portal in lijn is met onze huisstijlrichtlijnen. e-office heeft hiervoor de standaard 'stylesheets' van SharePoint vervangen door een look & feel die goed aansluit op onze huisstijl."

instant messaging
"Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet alleen informatie kunnen vastleggen en terugvinden, maar ook snel de juiste experts weten te vinden, gaan we ons intranet binnenkort uitbreiden met instant messaging functionaliteit. Hiervoor maken we gebruik van de nieuwste instant messaging technologie van Microsoft: Live Communications Server 2005 in combinatie met Windows Messenger. Wij hebben onder andere gekozen voor Live Communications Server 2005, omdat deze versie het mogelijk maakt om niet alleen op een veilige manier te chatten met medewerkers binnen je eigen organisatie, maar ook met medewerkers in andere organisaties. Voor ons van groot belang, aangezien we nauw samenwerken met andere kenniscentra en diverse bedrijven in de grafimedia-branche. In eerste instantie zullen wij nog geen gebruikmaken van deze mogelijkheid. Maar na verloop van tijd willen we ook andere externe partijen aansluiten op onze portal. En dan zal de mogelijkheid om te chatten met medewerkers buiten onze organisatie ons goed van pas komen."

succes
"Inmiddels werken we alweer een paar maanden met de nieuwe SharePoint-portal. De reacties zijn zeer positief. Er wordt al intensief gebruikgemaakt van de portal. Daarnaast ben ik vanuit beheeroogpunt ook heel tevreden. De implementatie is vlot verlopen en we beschikken nu over een stabiele portal-omgeving die we de komende jaren verder kunnen gaan uitbouwen."