Theo Brink, Controller HRM en verantwoordelijk voor onder andere het beleid van de personeelssystemen van Wageningen UR: "Alweer drie jaar geleden hebben wij het Resultaat & Ontwikkelingsgesprek geïntroduceerd binnen onze organisatie. Directe aanleiding hiervoor was de grote behoefte om nauwkeurig inzage te hebben in de beschikbare kwaliteiten van 'de zittende' mensen. Zodat Wageningen UR, met gerichte acties in de sfeer van ontwikkeling en opleiding, in de toekomst beter is ingericht om haar taken uit te voeren. Daarnaast wilden we inzage hebben in hoe de medewerker aankijkt tegen zijn direct leidinggevende. Als laatste en zeker niet onbelangrijke reden, wilden we voor wat betreft ons personeelsbestand flexibel op onze omgeving kunnen reageren maar wilden we tegelijkertijd voorkomen dat bij krimpende scenario's het 'last-in-first-out'-principe moet worden toegepast. Zoals gezegd is in 2002 het R&O-gesprek ingevoerd binnen Wageningen UR. In eerste instantie hebben we dit gedaan bij het onderzoekdeel van Wageningen UR: stichting DLO. Sinds maart 2005 werkt ook het onderwijsdeel van onze organisatie, te weten Wageningen Universiteit, volgens deze methodiek."
vastleggen
"Nadat we de eerste ervaringen met de R&O-gesprekken hadden opgedaan, kwam al snel de wens naar voren om de gesprekken vast te leggen. Zodat we alle informatie eenvoudig kunnen terugvinden en we op basis van deze informatie managementinformatie kunnen generen. Dus gingen we op zoek naar een partner die deze oplossing voor ons kon ontwikkelen. Omdat we binnen Wageningen UR al gebruik maken van Microsoft SharePoint Portal Server bijvoorbeeld voor onze studenten- en medewerkersportal, wilden we de nieuwe toepassing hiermee laten ontwikkelen. Zodat de oplossing een onderdeel zou worden van onze bestaande portalomgeving. Samen met Hay Group, waarmee we goede ervaringen hadden opgedaan in het traject van de nieuwe functie-ordening UFO, hebben we vervolgens gekeken welke Microsoft-partner deze oplossing kon realiseren. Omdat e-office in onze ogen beschikt over de meest expertise op dit gebied en bovendien nauw samenwerkt met Hay Group, hebben we gekozen voor e-office."
e-tool R&O-gesprekken
"Een van de voorwaarden waaraan de e-tool R&O moest voldoen, was dat medewerkers en leidinggevenden informatie eenvoudig moeten kunnen vastleggen. En dat alle detailinformatie in onze situatie alleen toegankelijk is voor de direct betrokkenen: de medewerker en de direct-leidinggevende die samen het R&O-gesprek hebben gevoerd. Bovendien wordt de informatie pas in het systeem opgeslagen, als zowel de leidinggevende als de medewerker akkoord zijn met de ingevoerde gegevens. Op deze manier garanderen we de privacy van onze medewerkers en stimuleren we hen om de informatie zo goed en eerlijk mogelijk in te vullen."
management informatie
"In principe hebben nog steeds alleen de medewerker en de leidinggevende toegang tot de detailinformatie uit het R&O-gesprek. Om ervoor te zorgen dat ons management wel beslissingen kan nemen op basis van de uitkomsten van de R&O-gesprekken, hebben de leidinggevenden die hiërarchisch boven de direct leidinggevende staan ook toegang tot deze informatie, maar dan op aggregeerd niveau. Zij kunnen bijvoorbeeld alleen zien hoeveel gesprekken zijn gevoerd en wat de gemiddelde score is. Bijvoorbeeld als het gaat om het voldoen aan bepaalde competenties of afspraken die zijn gemaakt over ontwikkeling en opleiding tijdens coachevaluaties. Ook het informatie opvragen op een nog hoger aggregatie-niveau is geregeld. Hiervoor hebben we speciale HRM-managers geautoriseerd. Wat mij betreft is met name deze managementinformatie een heel waardevolle functionaliteit. Je kunt op basis van hele compacte informatie heldere overzichten generen en we kunnen combinaties van informatie maken die vroeger niet mogelijk waren."
positief
"De e-tool R&O is in juli van dit jaar in gebruik genomen. Ter introductie hebben we een presentatie gegeven aan alle HR-medewerkers en leden van de medezeggenschapsraad. De reacties zijn tot nu toe erg positief. Daarnaast hebben we een helpdesk ingericht waar men niet alleen terecht kan voor specifieke vragen over de e-tool R&O, maar waar ook kan worden aangegeven welke functionaliteit men mist. Zodra de tweede ronde R&O-gesprekken is afgerond, medio maart 2006, bekijken we welke functionaliteit we aan de e-tool R&O gaan toevoegen. Het woord is dus nu aan de mewerkers en de leidinggevenden. Zij moeten het R&O-gesprek en de e-tool zelf verder gaan vormgeven. In ieder geval hebben we mede dankzij de expertise van Hay Group en e-office een goede basis gelegd voor een omgeving die ons ruimte biedt om ons HR-beleid steeds verder te professionaliseren en die ons helpt om de juiste beslissingen te nemen waardoor we in staat zijn de kwaliteit van onze dienstverlening steeds verder te verbeteren."