Peter van den Berg: "Bij Vereniging Eigen Huis werken 220 medewerkers op verschillende afdelingen, waaronder ICT & Facilitaire Zaken, uitgeverij, marketing, P&O, management, collectief ledenbelang, Informatie en Advies centrum en de Hypotheekservice. Daarnaast zijn er nog ruim 150 externe zelfstandig bouwkundig adviseurs werkzaam. De medewerkers hebben allemaal zeer uiteenlopende werkzaamheden en verschillende informatiebehoefte. Ons management wil inzicht hebben in de actuele ledeninformatie, het Informatie en Advies centrum wil op de hoogte blijven van de telefonische wachtrijen en voor onze financiële afdeling moet informatie over inkomsten en uitgaven eenvoudig toegankelijk zijn. Om ervoor te zorgen dat medewerkers op het juiste moment over de juiste informatie kunnen beschikken, hebben we besloten om in samenwerking met e-office een digitale werkomgeving te realiseren op basis van Microsoft-technologie."
Microsoft SharePoint 2007
"Het was voor ons belangrijk om eerst een goede basis te leggen. Onze toenmalige infrastructuur was dringend aan vervanging toe. We hebben toen besloten om alles te vernieuwen en helemaal over te gaan op het Microsoft-platform. In eerste instantie hebben we een nieuwe website opgezet en een nieuwe backoffice gerealiseerd. Nu willen wij daar een verdere verdiepingsslag in maken. We zijn in 2006 begonnen met een nieuw intranet, gebaseerd op Microsoft SharePoint 2003. Al snel kwamen we erachter dat onze eisen op het gebied van security, permissions en authorisatie met deze toepassing niet haalbaar waren. We zijn toen gaan kijken naar de opvolger van de 2003-versie: SharePoint 2007. Dat leek voor ons dé oplossing te zijn.
Het voordeel van SharePoint 2007 is ook dat dit product, samen met nog een aantal andere belangrijke businesstools, onderdeel uitmaakt van 2007 Office System. Hierdoor is het geen probleem om eerst te beginnen met een intranettoepassing en daar later de andere toepassingen, die nodig zijn om een digitale werkomgeving te realiseren, aan toe te voegen. Bovendien is het ook mogelijk om met behulp van webparts diverse andere systemen te integreren met de SharePoint-omgeving. Omdat wij zelf weinig tot geen kennis hadden van SharePoint 2007, zijn we op zoek gegaan naar een partij die hierin is gespecialiseerd. We kwamen toen uit bij e-office. Bij e-office vonden we naast veel expertise op het gebied van Microsoft SharePoint ook een klankbord voor onze ideeën; moeilijke vraagstukken binnen onze organisatie kunnen zij op een heldere en overzichtelijke manier vertalen naar een oplossing die voor iedereen te begrijpen is."
project
"Ons doel is om binnen 1 á 2 jaar ons intranet, extranet en onze website te vervangen door een complete digitale werkomgeving op basis van Microsoft Sharepoint 2007. Inmiddels hebben we de eerste fase van dit omvangrijke project afgerond. Tijdens deze fase hebben we een basis intranet gerealiseerd. Het intranet bevat de belangrijkste onderdelen van het oude intranet. Daarnaast hebben we het intranet voorzien van een nieuwe vormgeving en wat aanvullende functionaliteiten gerealiseerd, waaronder een poll, een forum en een ledenmediakalender. De ledenmediakalender is een belangrijke toepassing waarbij we diverse 'communicatie en contactmomenten' met onze leden kunnen vermelden aan de interne organisatie. Bijvoorbeeld wanneer een nieuwe uitgave van ons magazine verschijnt, een woordvoerder op televisie komt of een e-mail nieuwsbrief verstuurd gaat worden. Maar ook de resultaten van die contactmomenten worden hierin opgeslagen. Al die gegevens zijn gekoppeld aan ons datawarehouse zodat we de informatie die hierin is opgeslagen kunnen gebruiken om uitgebreide rapportages te maken.
Binnenkort starten we met met fase twee waarin we onder aan de slag gaan met projectensites die voorzien zijn van workflowfunctionaliteit. Daarnaast hebben we een webpart van e-office aangeschaft waarmee we een mooi smoelenboek hebben gerealiseerd. Ook willen we met behulp van webparts andere backoffice applicaties ontsluiten via onze Microsoft SharePoint-omgeving, waardoor medewerkers vanuit één scherm direct toegang hebben tot bedrijfsinformatie die is opgeslagen in verschillende systemen. Tot slot willen we ervoor zorgen dat deze informatie op een overzichtelijke manier wordt gepresenteerd aan onze medewerkers. Hiervoor gaan we onder andere gebruik maken van Excel Services en Business Intelligence-functionaliteit.
projectmatige aanpak
Om ervoor te zorgen dat dit omvangrijke project goed verloopt, heeft e-office een uitgebreid projectplan gemaakt waarin staat beschreven welke projecten we wanneer gaan realiseren. e-office werkt volgens de Prince II-methode. Een methode waarbij de nadruk wordt gelegd op het visualiseren van het creatieve proces en het goed vormgeven van het uitvoeringsproces, waarbij het project wordt opgedeeld in verschillende afgebakende en heldere fasen. Het voordeel van deze projectaanpak is dat tijdig kan worden bijgestuurd wanneer de uitvoering van het project niet volgens plan verloopt waardoor de risico's van het project worden geminimaliseerd. Daarnaast worden medewerkers in deze aanpak nadrukkelijk betrokken bij het project. Op deze manier creëren wij een goede balans tussen de wensen van onze medewerkers, onze organisatiedoelstellingen en onze eisen op het gebied van een betrouwbare ICT-infrastructuur."