Ingrid Lezwijn: “De missie van Veldhoen + Company is om innovatieve ruimtes te creëren waarin mensen zich prettig voelen, waardoor zij optimaal kunnen presteren. Wij hebben ons eigen kantoor volgens dit uitgangspunt ingericht. Zo hebben wij geen vaste werkplekken, maar werkplekken gegroepeerd naar activiteit. Er zijn bijvoorbeeld werkplekken waar je alleen kunt zitten, zodat je geconcentreerd kunt werken. Daarnaast zijn er werkplekken waar je met twee of meer mensen kunt samenwerken en er zijn verschillende soorten vergaderruimten; plekken waar je in informele sfeer kunt overleggen en ruimten met een wat meer zakelijke uitstraling. Verder beschikken we over een trainingsruimte die voor elke training naar wens kan worden ingericht. Alle voorzieningen zijn hier aanwezig. Afhankelijk van de bijeenkomst die hier wordt gehouden, kan deze ruimte aan de behoefte van de gebruikers worden aangepast.”
onderzoek
“Ons kantoor sluit optimaal aan op onze manier van werken, maar het is geen format dat je één op één in een andere organisatie zou kunnen toepassen. Elke organisatie en medewerker is anders. Daarom doen wij, voordat wij aan de slag gaan met een project bij een klant, eerst onderzoek naar werkwijze in een organisatie. Wij bekijken hoe in de betreffende organisatie wordt gewerkt, hoeveel werkplekken worden gebruikt en welke vergaderruimten het meest populair zijn. Daarna maken wij een plan aan de hand waarvan het nieuwe kantoor kan worden ingericht.”
technologie
“De toegankelijkheid van informatie speelt een belangrijke rol bij de inrichting van een kantoor. In onze eigen organisatie proberen wij hier zoveel mogelijk ervaring mee op te doen. De eerste stap voor ons was om ervoor zorgen dat alle informatie elektronisch toegankelijk is. Via een toegangsscherm kan alle informatie vanaf elke werkplek worden benaderd. De volgende stap is om informatie ook op een meer intelligente manier toegankelijk te maken. Bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat medewerkers niet zelf hoeven te zoeken naar informatie, maar dat de juiste informatie op het juiste moment aan hen wordt aangeboden.”
smart documents
“Om deze manier van werken te realiseren, zullen we stap voor stap toepassingen ontwikkelen waardoor medewerkers beter en makkelijker hun werk kunnen doen. Een voorbeeld hiervan is de smart documents-toepassing die e-office voor ons ontwikkelde in Microsoft Office. Deze toepassing bevat zes sjablonen voor onder andere onze brieven, rapportages en offertes. Hiermee zorgen we dat al onze documenten altijd zijn opgemaakt in de juiste huisstijl. Ook hebben medewerkers op deze manier direct de meest actuele informatie tot hun beschikking, die zij nodig hebben om een brief of rapportage te maken.”
voorbeeld
“Stel een medewerkers werkt aan een offerte voor een klant. In het verleden raadpleegde deze medewerker een eerder gemaakte offerte en bekeek of er informatie in stond die opnieuw kon worden gebruikt. Bij onze smartdocuments kan hij de benodigde informatie, zoals de meest actuele bedrijfsgegevens, tekstfragmenten en tarieven, direct vanuit het betreffende Microsoft Office-document ophalen uit onze systemen en invoegen in het huidige document. Via het speciale menu aan de rechterzijde van het document selecteert een medewerker bijvoorbeeld rechtstreeks de klantgegevens die zijn opgeslagen in ons relatiebeheersysteem of een tekstfragment uit Microsoft SharePoint. De toepassing bespaart ons dus zoekwerk naar de juiste informatie en zorgt ervoor dat de informatie die in documenten wordt gebruikt altijd up-to-date, uniform en geautoriseerd is.”
ervaring
“De smart documents-toepassing nemen wij binnenkort in gebruik. Wij hebben diverse medewerkers betrokken bij de ontwikkeling en het testen, dus we verwachten dat de in gebruik name soepel zal verlopen. We hebben er wel bewust voor gekozen om te starten met een klein aantal smart documents. Aan de hand van de bevindingen gaan we bekijken hoe we onze manier van werken nog verder kunnen verbeteren. Een van de ideeën is om meer gebruik te gaan maken van Microsoft SharePoint. Op dit moment maken we hier al wel gebruik maar dan vooral als opslagmedium. De komende tijd willen we nagaan hoe Microsoft SharePoint ons kan helpen om ervoor te zorgen dat medewerkers nog sneller toegang hebben tot de juiste informatie, optimaal kennis kunnen delen en ondersteund worden in het automatisch wegschrijven van data naar de juiste locatie. Stap voor stap willen we zo een digitale werkomgeving creëren die helemaal aansluit op onze missie, om ervoor te zorgen dat medewerkers beschikken over een werkomgeving waarin zij optimaal kunnen presteren.”