Jan Gremmen: “Ik werk al vanaf 2000 met e-office samen. Eerst vooral tijdens Lotus Notes-projecten. Maar omdat e-office gespecialiseerd is in zowel IBM- als Microsoft-technologie vroegen wij hen ons ook te helpen bij de migratie van onze Lotus Notes-e-mailomgeving naar Microsoft Exchange en Outlook. Een omvangrijk project waarbij de mailboxen van al onze 75 medewerkers inclusief archieven in één weekend zijn omgezet. Om de migratie goed te laten verlopen, hebben we veel tijd en energie gestoken in de voorbereiding. Hiervoor maakten we in samenwerking met e-office een gedetailleerd plan. Aan de hand van dit plan maakten we een inschatting van de hoeveelheid data die moest worden gemigreerd en van de problemen die we konden verwachten.”
communicatie
“In het voortraject bleek communicatie een heel belangrijk onderdeel. We hebben onze medewerkers uitgebreid geïnformeerd over de migratie van Notes naar Outlook en de veranderingen die deze migratie met zich mee brengt. Ook betrokken we de medewerkers bij de migratie door een deel van de acties bij henzelf neer te leggen. Medewerkers moesten zelf aangeven welk deel van de mailboxen meegenomen moest worden in de migratie. De onderdelen die niet zijn gemigreerd, kunnen medewerkers voorlopig nog wel raadplegen via Lotus Notes.
migratie
“De daadwerkelijke migratie verliep zeer goed. Doordat het project zorgvuldig was voorbereid, wist iedereen precies wat er moest gebeuren en wie verantwoordelijk was voor welke acties. Hierdoor konden wij snel aan de slag. Die vrijdag werkten we tot in de kleine uurtjes door. De volgende ochtend stonden de e-office medewerkers al weer vroeg voor de deur. Dit voelde enorm goed. e-office was écht betrokken bij dit project. Eigenlijk verliep alles zonder al te grote problemen. We waren precies op tijd klaar en het was dan ook geweldig om te zien dat onze medewerkers op maandagochtend direct aan het werk konden met Microsoft Outlook.”
begeleiding
“Om te zorgen dat de medewerkers van Toshiba direct aan de slag konden met het nieuwe e-mailprogramma, lag op maandagochtend een stappenkaart op alle bureau met hierop meer informatie over het gebruik van Microsoft Outlook en de verschillen met Lotus Notes. Daarnaast was iemand van e-office de gehele dag aanwezig om medewerkers te begeleiden en eventuele vragen te beantwoorden.”
andere applicaties
Inmiddels is e-mailmigratie afgerond. “Maar dat betekent niet dat onze hele Lotus Notes-omgeving is gemigreerd naar het Microsoft-platform. Medewerkers hebben nog steeds toegang tot Lotus Notes voor het raadplegen van onze Lotus Notes-applicaties. We gaan nu eerst inventariseren welke Lotus Notes-applicatie medewerkers nog intensief gebruiken. Vervolgens gaan we na hoe we deze toepassingen kunnen migreren naar het Microsoft-platform. Wij maken nu ook al op kleine schaal gebruik van Microsoft SharePoint. In de komende periode bekijken we daarom samen met e-office of we deze Lotus Notestoepassingen kunnen overzetten naar Microsoft SharePoint. Wanneer de samenwerking hierbij net zo prettig verloopt als tijdens de migratie dan verwacht ik ook hierbij geen problemen. Tot slot wil ik graag mijn speciale dank uitspreken aan Vincent Verweij, Ronald van Eijnatten en Egbert Drenth voor hun enorme inzet en betrokkenheid bij dit project. Ook voor mij was het de eerste keer dat ik zo’n groot project moest begeleiden, dus het was toch allemaal wel spannend. Met hulp van deze mensen hebben we het project echter tot een heel goed einde weten te brengen.”