Edita Mujovic: “Omdat wij vestigingen in verschillende landen verspreid over de hele wereld hebben, is het belangrijk dat er één intranet is om informatie met elkaar te delen. Wel kan ieder land gebruik maken van zijn eigen platform. Een aantal landen gebruikte al een intranet. Toen ik vorig jaar bij Synthon kwam werken, kreeg ik de opdracht ons lokaal intranet in Nijmegen te updaten en een project te starten voor het opzetten van één wereldwijd intranet.”
selectieproces
Edita Mujovic: “Na een inventarisatie van de organisatiebehoefte ging ik op zoek naar een ervaren SharePoint-specialist die ons kon helpen bij het opzetten en inrichten van het intranet. In eerste instantie deed ik de aanvraag bij een viertal bedrijven. e-office zat hier toen nog niet bij. Bij de gesprekken met deze bedrijven kreeg ik niet het gevoel dat deze partijen ons konden bieden wat wij nodig hebben. Dit soort projecten vergt veel van de organisatie en haar mensen. Juist de mensen zelf zijn bepalend voor de vorm, de inhoud en de plek die deze nieuwe werkomgeving in hun dagelijks werk gaat krijgen. Toen ik contact opnam met e-office bleken zij voor een benadering en implementatie te kiezen die goed aansluit op onze ideeën. e-office gaat er vanuit dat een intranet pas succesvol is, als mens, organisatie, technologie in balans zijn. Andere bedrijven doen dit ook steeds meer, maar hebben op dit gebied nog niet zoveel ervaring als e-office. We zijn het project afgelopen april gestart.”
samenwerking
Edita Mujovic: “We bekeken samen wat nodig was om op basis van Microsoft SharePoint 2007 ons intranet in te richten. e-office verzorgde voor ons een workshop voor een aantal van de content managers om de mogelijkheden en werking van het CMS van SharePoint uiteen te zetten. Ook zal e-office voor ons het grafisch ontwerp op basis van onze huisstijl van het intranet verzorgen. Onze organisatie heeft wel tijd nodig om te leren dat een intranet niet alleen een medium is waarop de communicatieafdeling nieuwsberichten plaatst maar dat het een omgeving is waarin iedereen met elkaar kennis kan uitwisselen en kan samenwerken. Samen met e-office zullen we gefaseerd aan dit project werken. Om het acceptatieproces te bespoedigen bekijken we samen met e-office ook hoe we de interne publiciteitscampagne op kunnen zetten.”
live gaan
“Op dit moment is de testomgeving geïnstalleerd. Begin 2008 gaan we live in een viertal landen: Nederland, Spanje, Tsjechië en de Verenigde Staten. Het corporate deel van het intranet zal Engelstalig worden. Verder zal zoveel mogelijk in de landseigen taal worden gecommuniceerd. In fase 1 van de implementatie zetten we de basis van ons intranet neer, maar daarna willen we nog veel meer naar een samenwerkingsorganisatie toe waarin in de medewerkers van Synthon van over de hele wereld in een portalomgeving documenten met elkaar kunnen delen. Doordat documenten dan niet steeds heen en weer gemaild hoeven te worden zal dit de servers minder gaan belasten. We willen van een ‘nice to have’ intranet naar een ‘need to have’ platform gaan. Het doel van Synthon is dat het intranet er echt voor gaat zorgen dat medewerkers het gevoel hebben dat zij deel uit maken van één bedrijf; het vergroten van het saamhorigheidsgevoel en dat het dagelijkse werken dankzij de nieuwe omgeving voor ieder medewerker als makkelijker wordt ervaren.”