Wouter Driessen, projectleider intranet: "Menzis heeft op dit moment ongeveer 10% van de markt in zorg- en inkomensverzekeringen in handen. De meeste klanten wonen in Gelderland, Oost-Nederland en Groningen. Menzis heeft nu vier locaties: het hoofdkantoor in Wageningen en vestigingen in Enschede, Groningen en Zwolle."

afstand
Wouter Driessen: "Met de komst van het nieuwe verzekeringsstelsel zijn er in onze sector veel fusies geweest. Alle bedrijven zijn hierdoor aan het reorganiseren: afdelingen gaan samen, procedures veranderen en werkwijzen worden aangepast. Dat speelt ook bij onze organisatie. Na een fusie moeten er verschillende manieren van werken worden geïntegreerd. Bovendien moeten medewerkers op een andere manier met elkaar gaan samenwerken. Hierbij speelt ook de afstand een rol. Vroeger zat een stafafdeling bijvoorbeeld fysiek in één gebouw. Dat is nu niet meer aan de orde. De leden van de verschillende teams werken verspreid over al onze vestigingen."

interne communicatie
"Na de eerste fusie hebben wij een cultuuronderzoek uitgevoerd. Hieruit bleek dat er weinig uitwisseling was van kennis en ervaring. Ook ging kennis verloren omdat informatie veelal in mailboxen en netwerkschijven werd opgeslagen en daardoor niet op een centrale plek was terug te vinden. Naar aanleiding van het onderzoek zijn we samen met de afdeling corporate communicatie gestart met de ontwikkeling van een nieuw intranet. Daarnaast hebben we besloten om de samenwerking van projectteams over vestigingen heen, te gaan ondersteunen met Microsoft SharePoint Teamsites."

keuze
"Na onze keuze voor Microsoft SharePoint zijn wij op zoek gegaan naar een partij die voor ons de benodigde oplossing kon realiseren. Als het gaat om SharePoint-specialisten zijn er wat mij betreft maar twee partijen van betekenis in Nederland. e-office is daar een van. Omdat wij al goede ervaringen hadden met e-office was de keuze snel gemaakt. We zijn vervolgens het project gestart in samenwerking met een beperkt aantal afdelingen, namelijk onze IT-afdeling en de kenniscentra binnen Menzis. We zijn kleinschalig begonnen omdat je bij de start van zo’n project een soort voedingsbodem moet creëren. Als een kleine groep medewerkers ervaring heeft opgedaan en enthousiast is, dan ontstaat er vanzelf vraag vanuit de andere afdelingen."

werkprocessen
"Een andere reden om kleinschalig te beginnen was dat we eerst een goede basis wilden leggen voordat we de teamsites organisatiebreed zou gaan uitrollen. We hebben hiervoor met de betrokken teams gekeken wat er nodig is om de samenwerking in onze organisatie goed te ondersteunen. Opvallend was dat wij tijdens dit traject niet zozeer over de techniek hebben gesproken, maar veel meer over onze werkprocessen en communicatie. De inzet van de SharePoint Teamsites was bij ieder team aanleiding om de eigen werkwijze kritisch te bekijken. Het zette mensen aan het denken en het leidde vervolgens tot nieuwe inzichten. Aan de hand hiervan hebben wij onze wensen en eisen voor de inrichting van de teamsites in kaart gebracht."

portalcomponenten
"Omdat niet alle benodigde functionaliteit standaard in de SharePoint Teamsites aanwezig is, heeft e-office voor ons een aantal handige portalcomponenten ontwikkeld. Zo maken we bijvoorbeeld gebruik van het portalcomponent 'lijsten' waarmee gebruikers van de Teamsites in een oogopslag alle projecten zien waar zij toegang tot hebben. Daarnaast zijn we nu bezig met de implementatie van het portalcomponent 'zoeken'; een geavanceerde zoekfunctionaliteit waarmee we straks alle Teamsites en ook ons hele intranet kunnen doorzoeken. Bovendien zorgt dit portalcomponent ervoor dat de zoekresultaten in de juiste context worden geplaatst."

groeipad
"Ik zie het hele project als een groeipad. Op dit moment doen we, in samenwerking met e-office, ervaring op met het gebruik van ons nieuwe intranet en de SharePoint-teamsites. Aan de hand van de opgedane ervaring gaan we de functionaliteit in de Teamsites verder uitbreiden. Daarnaast zijn wij nu bezig diverse SharePoint functies te integreren met ons intranet, waardoor alle informatie in onze organisatie straks vanaf een plaats toegankelijk is."