intranet
"In 2001 hebben wij een nieuwe visie omtrent kennismanagement ontwikkeld. Hierbij is het uitgangspunt dat het verzamelen, toegankelijk maken en overdragen van kennis belangrijke voorwaarden zijn om goed te functioneren in de fiscale praktijk. Ons intranet, MWorld, moet dat uitgangspunt ondersteunen. Daarom hebben wij onder andere een knowlegde navigator en een database in gebruik genomen. De knowledge navigator is een toepassing die inzichtelijk maakt wie over welke kennis beschikt, en in de database kunnen de verschillende specialistengroepen hun kennis vastleggen en delen. Door de inzet van deze oplossingen is er in de afgelopen jaren veel kennis vastgelegd en veel ervaring opgedaan met het vastleggen en delen van kennis. Het intranet en de knowledge navigator zijn echter ontwikkeld met de destijds aanwezige technische mogelijkheden. Inmiddels is de technologie zover doorontwikkeld dat er veel meer mogelijkheden zijn om onze medewerkers te ondersteunen. Bovendien hebben we in de afgelopen jaren nieuwe inzichten opgedaan als het gaat om informatie zoeken en kennis delen. We hebben daarom besloten om nu een nieuw intranet en op termijn een complete digitale werkomgeving te ontwikkelen."

vooronderzoek
"Voordat we aan de slag gaan met de realisatie van het nieuwe intranet, wilden we onze medewerkers laten mee denken over de functionaliteit voor een nieuwe werkomgeving. In eerste instantie hadden we een traditionele aanpak in gedachten waarbij we medewerkers zouden vragen naar hun mening over het huidige intranet, en welke functionaliteit volgens hen nu ontbreekt. Al snel realiseerden wij ons dat deze aanpak wellicht slechts een licht verbeterd intranet zou opleveren. e-office adviseerde ons daarom een aanvullend vooronderzoek te doen naar de werkzaamheden en werkwijze van onze medewerkers en op basis daarvan de wensen en eisen te formuleren voor het nieuwe intranet en hiermee meteen ook voor de digitale werkomgeving. Een belangrijke voorwaarde voor dit vooronderzoek was dat de medewerkers van KPMG Meijburg & Co in elke stap van het onderzoek zouden worden betrokken."

kerntaken
"Dit vooronderzoek is door e-office samen met ons eigen projectteam uitgevoerd in de zomer van 2006. De theoretische basis hiervoor werd gevormd door een door e-office bewerkte versie van het model voor kenniswerkproductiviteit van Thomas Davenport. Daarbij werd gebruikgemaakt van de eerste resultaten van het promotieonderzoek uitgevoerd door e-office in samenwerking met de Universiteit Nijmegen. Hierbij zijn eerst de kerntaken van onze medewerkers in kaart gebracht. Vervolgens is aan de hand van het model van Davenport inzichtelijk gemaakt wat de complexiteit is van de taken die medewerkers uitvoeren en de mate van samenwerking die nodig is om taken tot een goed einde te brengen."

drijfveren
"Als aanvulling op het onderzoek naar de kerntaken zijn de drijfveren van medewerkers in kaart gebracht met Management Drives. Deze methode toont de specifieke leidende denkpatronen van medewerkers. Inzicht in die denkpatronen laat zien hoe zij zich gedragen bij het uitvoeren van hun kerntaken en welke prioriteiten zij stellen. De uitkomst van deze test is vervolgens opgenomen in het raamwerk van Davenport."

verrassend
"Door het onderzoek naar de kerntaken en drijfveren van onze medewerkers is een goed beeld ontstaan van de werkwijze van de medewerkers en de functionaliteit die nodig is om onze professionals nog beter te ondersteunen. Een verrassende uitkomst was overigens dat veel medewerkers het prettig vinden om zelfstandig te werken, maar dat in de praktijk het accent ligt op samenwerking. Omdat hierin een opvallende tegenstelling zit, hebben we deze uitkomst verder onderzocht. Hieruit bleek dat veel van onze medewerkers het inderdaad prettig vinden om individueel te werken, maar dat zij professioneel genoeg zijn om te zien dat zij hun doel soms sneller kunnen bereiken als zij samenwerken met collega’s."

functionaliteit
"De uitkomsten van het onderzoek zijn gebruikt om juist die functionaliteit te selecteren die goed past bij onze kerntaken en drijfveren. De gebruikers hebben vervolgens zelf nog prioriteit toegekend aan de voorgestelde functionaliteit. Dit hebben we gedaan door het houden van workshops en het toetsen van alle uitkomsten door middel van een organisatiebrede enquête. Zo hebben we straks een werkomgeving met precies de juiste mix aan functionaliteit om ons werk te ondersteunen."

samenwerking
"De samenwerking met e-office is tot nu toe goed verlopen. Wat ik vooral als positief heb ervaren, is dat de bijdrage van onze medewerkers een belangrijke rol speelt in de aanpak van e-office. Het succes van een nieuw intranet staat of valt immers met de betrokkenheid van de gebruikers en hun bereidheid om met het nieuwe intranet aan de slag te gaan. Door dit onderzoek uit te voeren hebben we een stevige basis gelegd voor een toekomstige digitale werkomgeving die optimaal aansluit bij de werkwijze van onze professionals."