Sabine Schüller, director Communications & Public Affairs bij Intervet International: "Verschillende vestigingen en afdelingen van Intervet International beschikten al enige jaren over een eigen intranet dat vanuit de vestigingen of afdelingen zelf was opgezet. Wij zijn in 2002 al met ons project begonnen. Wij misten eigenlijk een overkoepelend communicatiekanaal voor Intervet als geheel met informatie die voor alle Intervet-medewerkers van belang is. Bovendien was er nog geen wereldwijde standaard voor de technologie en uitstraling van de intranetten."
oplossing
"We zijn begonnen met eenvoudige oplossing op basis van Microsoft Frontpage. Omdat deze toepassing geen mogelijkheden bood om de samenwerking tussen de internationaal werkende teams te ondersteunen, zijn wij op zoek gegaan naar een andere technologische oplossing, die bovendien beschikt over een goed contentmanagementsysteem. Ook wilden we beter onderling kennis kunnen uitwisselen en bestanden kunnen delen. Onze voorkeur ging uit naar een standaardapplicatie waarbij we zo min mogelijk hoefden aan te passen. Wij hebben gekozen voor Microsoft SharePoint omdat deze oplossing al in gebruik was bij Akzo Nobel en omdat deze technologie als beste naar voren kwam in de test die is uitgevoerd door onze IT-afdeling."
keuze
Lykle Bakker, ICT Manager Intervet International: "De volgende vraag was of wij nu zouden kiezen voor SharePoint 2003 of de nieuwste 2007-versie, die op dit moment nog in bèta is. In principe zijn wij een organisatie die uitgebreid test voordat wij een nieuwe technologie kiezen. Omdat SharePoint 2007 precies aansluit op onze wens om een portal te realiseren met een goed contentmanagementsysteem, hebben we besloten om toch met de bèta-versie van SharePoint 2007 aan de slag te gaan. Naast een goed contentmanagementsysteem biedt SharePoint 2007 ons nog andere voordelen. Zo is de functionele structuur beter dan we gewend waren in onze oude Frontpage-applicatie. En we kunnen nu ook pulldown-menu’s gebruiken waardoor we onze informatie overzichtelijker kunnen presenteren. Een ander belangrijk voordeel vind ik dat we met usergroups kunnen werken. Voorheen konden we geen content afschermen. Nu kan de beheerder van een pagina medewerkers één op één toegang verlenen, waardoor wij de content kunnen afstemmen op de gebruiker. Daarnaast verwachten wij veel van de ingebouwde workflow, zoekfunctionaliteit en de uitgebreide mogelijkheden voor het creëren van (team)sites."
samenwerken
Sabine Schüller: "In onze oude structuur hadden wij internationaal geen gemeenschappelijke plaats waar bestanden konden worden opgeslagen of worden geraadpleegd. Wij werken nog met zogenaamde shares en public folders waardoor het moeilijk is om een goede structuur aan te brengen en het lastig is om informatie terug te vinden omdat documenten soms op meerdere plaatsen zijn opgeslagen. Met onze nieuwe portal zorgen we ervoor dat informatie minder vaak dubbel wordt opgeslagen en dat deze gemakkelijk is terug te vinden en te beheren. Bovendien kunnen we nu ongeacht tijd of plaats met elkaar samenwerken. Vooral binnen een internationale organisatie als Intervet International is dat erg belangrijk. Door het tijdverschil hebben wij met sommige landen geen overlappende werktijden. De communicatie verloopt dan via e-mail. Je kunt dan wel bestanden naar elkaar versturen, maar ieder moet deze bestanden zelf archiveren. Er ontstaan versieverschillen en je bent niet goed op de hoogte van de acties die andere collega’s ondernemen. Via onze nieuwe portal kun je echt samenwerken. Je kunt zien welke acties genomen moeten worden en wat andere projectleden hebben gedaan."
e-office
"e-office heeft ons in het hele traject goed begeleid. Voor de eerste pilot hebben alle betrokken medewerkers een training van e-office gevolgd. Hierna zijn we gestart met het overzetten van de content. De overgang naar SharePoint betekende dat alle content overgezet moest worden en daarna moest worden nagelopen. Dit heeft meer tijd gekost dan we aanvankelijk in gedachten hadden. Dit is voor ons een belangrijke les geweest voor het verdere traject. Voor een volgende keer zullen we dan ook een gedetailleerde inschatting maken van de interne tijd die nodig is en de benodigde medewerkers hiervoor inplannen."
toekomst
"Op dit moment is de portal toegankelijk voor de hele organisatie, maar kunnen alleen enkele internationaal werkende teams informatie op de portal plaatsen.Op deze manier willen we eerst ervaring opdoen met de verschillende mogelijkheden die Microsoft SharePoint 2007 biedt. Als deze pilot is afgerond en de resultaten zijn positief dan zullen we de technologie ook implementeren bij de overige internationale afdelingen. De laatste stap is vervolgens om de nieuwe technologie, voorzien van een geheel nieuwe uitstraling, ook bij alle andere lokale Intervet-vestigingen te introduceren. Zodat elke Intervet-vestiging ter wereld een actieve bijdrage kan leveren aan het uitwisselen van kennis en informatie binnen onze organisatie."