Astrid Tempel, HR manager bij Van Lanschot Bankiers: "Jaarlijks vindt er binnen Van Lanschot een aantal formele gesprekken plaats tussen medewerker en leidinggevende. Binnen die gesprekken worden doelen geformuleerd, de voortgang daarvan besproken en na een jaar een beoordeling gegeven. Wij merkten dat de diverse afdelingen zich wat betreft de inhoud van deze gesprekken op verschillende niveaus bevonden. Daarnaast wilden we organisatiebreed de resultaten van de gemaakte afspraken kunnen meten. Door de verschillende aanpak en de uitwerking van het geheel op papier was het niet eenvoudig dit te doen."

MeesterWerk
"Het MeesterWerk-project heeft tot doel om de Performance Management-cyclus voor alle afdelingen te stroomlijnen. Het zal drie jaar in beslag nemen en omvat verschillende stadia. Voor iedere afdeling worden strategische doelstellingen opgesteld. Uitgangspunt is het te behalen bedrijfsresultaat en de bijdragen van de afdelingen daaraan. Het management maakt vervolgens afspraken met medewerkers over hun individuele bijdragen en hun ontwikkeling. Hierbij worden prioriteiten gesteld en keuzes gemaakt."

binding
"Daarnaast willen wij evenwicht brengen in het belang van de organisatie en het belang van de individuele medewerker. Wij merken dat het vervullen van doelstellingen een stimulerende, uitdagende, motiverende en bindende werking heeft. Binding is een actueel onderwerp in veel organisaties. Het is binnen onze eigen organisatie lange tijd onderbelicht geweest door reorganisaties en veranderingen. Dit thema staat echter nu weer hoog op de agenda, omdat wij merken dat medewerkers die zich thuis voelen bij Van Lanschot en bezieling vinden in hun functie een grote toegevoegde waarde vormen voor de kwaliteit van onze dienstverlening."

competentieontwikkeling
"Performance Management is voor onze organisatie dus meer dan een systematiek: het is vooral een andere manier van leidinggeven, die voor medewerkers bovendien een verandering van het proces van beoordelen en belonen inhoudt. Om de competentieontwikkeling en het proces van belonen en beoordelen optimaal te kunnen ondersteunen, hebben wij besloten om een e-HRM-toepassing te realiseren; een web-applicatie waarin we de ontwikkelingsafspraken optimaal kunnen vastleggen, volgen en meten. Daarnaast worden hierin de resultaatafspraken vastgelegd. De e-HRM-toepassing is een belangrijk middel om de competentieontwikkeling inzichtelijk te maken. Zonder dat het leidt tot een verschraling van onze waarden door alleen te sturen op 'harde' targets."

e-HRM-toepassing
Domien Flapper, projectmanager bij Van Lanschot Bankiers: "Op advies van Hay Group hebben wij een aantal partijen gevraagd een voorstel te doen voor een e-HRM-toepassing die aansluit op de wensen van Van Lanschot. De oplossing van e-office bood de beste functionaliteit en bovendien sluit de visie van e-office op 'werken' goed aan bij de manier van werken die wij in onze organisatie willen realiseren. De e-HRM-toepassing is ontwikkeld op basis van Microsoft .NET-technologie. In de toepassing zijn bedrijfsdoelen, functieprofielen en competentieprofielen geïntegreerd, waardoor in een oogopslag zichtbaar is over welke kennis medewerkers beschikken en wat hun ambities zijn. Het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek wordt aan de hand van de e-HRM-toepassing gevoerd. Op een overzichtelijke manier worden verwachtingen en prestaties vastgelegd. Zo ontstaat een goed inzicht in de prestaties van de medewerker, de sterke en zwakke punten in zijn functioneren en in de mogelijkheden voor ontwikkeling in of buiten de huidige functie. Door het maken van afspraken over verwachte prestaties kan gericht worden toegewerkt naar het gewenste resultaat. Een leidinggevende kan met de e-HRM-toepassing op ieder moment de gegevens inzien van individuele medewerkers van zijn afdeling en managementrapportages genereren. Een medewerker kan op elk moment zijn persoonlijke gegevens en afspraken inzien."

workflow
"Niet alleen de inhoud van een gesprek wordt bepaald door de e-HRM-toepassing. Ook de planning van de gesprekken verloopt nu geautomatiseerd via deze webapplicatie. Alle gesprekken moeten in een bepaalde periode plaatsvinden. De applicatie is zo opgezet dat we zelf aan het begin van deze periode kunnen aangeven wanneer de gesprekken moeten plaatsvinden. De manager en de medewerker krijgen vervolgens automatisch een 'alert' dat voor het einde van een periode het betreffende gesprek moet zijn afgerond. Ook alle andere activiteiten die voortkomen uit de afspraken zijn opgenomen in de workflow. De medewerker of manager krijgt automatisch bericht als er actie van hem wordt verwacht."

eerste reacties
Astrid Tempel: "Op dit moment wordt een pilot uitgevoerd met de e-HRM-toepassing. Aanvankelijk was het de bedoeling een testgroep van 77 managers op te zetten. Door het grote enthousiasme werken nu 500 medewerkers met de toepassing. Met name de 'bottom-up'-benadering van deze omgeving wordt gewaardeerd. Medewerkers kunnen zelf, in overleg met hun manager, hun ontwikkeltraject bepalen en hebben inzicht in de voortgang van ingezette acties. Op die manier kunnen zij zelf meer invloed uitoefenen op hun eigen leertraject, zonder het gevoel te hebben dat dit van boven wordt opgelegd. Het enthousiasme werd na het eerste gebruik wel wat getemperd. In de praktijk vonden medewerkers het werken met de e-HRM-toepassing een extra belasting. Er moest door medewerkers en managers goed nagedacht worden over competenties, verbeterpunten, trainingen en dergelijke om de stappen in het ontwikkeltraject inzichtelijk te maken. Maar nu blijkt dat als deze stappen eenmaal zijn gespecificeerd, de rest min of meer vanzelf gaat. Lijnmanagers zijn nu bijvoorbeeld blij dat zij met één systeem kunnen werken waaraan hulpmiddelen, zoals het competentieboek, zijn gekoppeld."

vervolg
Domien Flapper: "In de komende periode gaan we nog enkele functionaliteiten aanpassen en toevoegen. Als deze aanpassingen zijn afgerond, zal het projectteam beginnen met de uitrol binnen de rest van de organisatie. Door middel van trainingen worden de verschillende afdelingen op hetzelfde niveau gebracht. Verwacht wordt dat volgend jaar de helft tot driekwart van de medewerkers met het systeem werkt. In januari 2009 zal de gehele organisatie, in totaal een kleine 2000 medewerkers, werken volgens dezelfde methodiek en zijn we dankzij de e-HRM-toepassing in staat eenvoudig de resultaten te meten."