Over de keuze van een intranet op basis van SharePoint Portal Server en de samenwerking met e-office hebben wij een gesprek met Gerben Dijkstra. Hij is sinds vier jaar werkzaam bij de Friesland Bank en sinds anderhalf jaar webmanager op de Afdeling Marketing. Vanuit deze rol is hij onder andere verantwoordelijk voor het intranet van de Friesland Bank.

intranet
Gerben Dijkstra is webmanager op de Afdeling Marketing van de Friesland Bank. Vanuit deze rol is hij onder andere verantwoordelijk voor het intranet van de Friesland Bank: "Binnen de Friesland Bank lagen al enige tijd plannen klaar voor het opzetten van een intranet. Begin 2002 zijn we daadwerkelijk gestart met het project. Tot nu toe werden vergelijkbare projecten vaak geïnitieerd door onze IT-afdeling. Maar om meer aandacht te kunnen besteden aan de wensen van gebruikers en omdat het intranet een communicatiemiddel is, de communicatie rondom het nieuwe intranet, hebben we dit project ondergebracht bij onze afdelingen Marketing en Corporate Communication."

technologiekeuze
"De eerste stap op weg naar een intranetomgeving was de technologiekeuze. Samen met onze IT-afdeling zijn we op zoek gegaan naar een product dat goed aansluit op onze wensen en tegelijkertijd past binnen onze Microsoft-infrastructuur. We hebben uiteindelijk gekozen voor Microsoft SharePoint Portal Server. Onder andere omdat de functionaliteit van SharePoint Portal Server goed aansluit op Office XP, dat wij onlangs in gebruik hebben genomen. Hierdoor kunnen we nog beter gebruikmaken van de mogelijkheden die beide producten bieden om kennis en informatie te delen. Uiteraard waren er meerdere IT-bedrijven die ons konden helpen met de implementatie van SharePoint Portal Server. e-office was een van de SharePoint-specialisten die door Microsoft werd aanbevolen. We hebben gekozen voor een samenwerking met e-office mede vanwege de gefaseerde projectaanpak die zij voorstelde: starten met een functioneel intranet, dat we in de komende jaren kunnen laten doorgroeien naar een complete portaloplossing. Deze stapsgewijze aanpak sprak ons sterk aan."

inventarisatie wensen
"Bij de start van het intranetproject hebben we een werkgroep opgericht met medewerkers uit verschillende afdelingen van de Friesland Bank. Vervolgens hebben we geïnventariseerd welke informatie medewerkers op dit moment veel met elkaar delen. Uit deze inventarisatie kwam naar voren dat met name informatie over onze producten vaak wordt bijgewerkt en in print wordt verstuurd naar de verschillende vestigingen. Bij producten kun je denken aan spaarregelingen, leningen, hypotheken, enzovoort. Informatie over deze producten verandert snel en moet altijd actueel zijn. Daarom hebben we ervoor gekozen om de informatie als eerste via het intranet aan te bieden. Daarnaast wilden we het intranet gaan gebruiken voor de verspreiding van in- en externe nieuwsberichten, om zo te voorkomen dat medewerkers al deze nieuwsberichten via e-mail ontvangen."

structuur
"Nadat we ons een beeld hadden gevormd van de wensen van gebruikers, konden we een structuur of 'taxonomie' opzetten voor het intranet. Zodat informatie in de juiste categorieën in het intranet wordt opgenomen en gebruikers snel informatie kunnen terugvinden. Het bleek nog best lastig om een structuur te maken die iedereen als logisch ervaart. Uiteindelijk hebben we in samenwerking met e-office een taxonomie opgezet en zijn we hiermee aan de slag gegaan. Aan de hand van de reacties uit de praktijk hebben we de structuur van het intranet later verder aangepast."

live
"Het intranet is live gegaan op 17 februari 2003. ’s Morgens vond iedereen een zogenaamde 'quick reference card' op zijn bureau, met meer informatie over het gebruik van het intranet. Wanneer medewerkers hun computer opstartten, kregen zij direct het openingsscherm van intranet te zien. Op deze manier kon iedereen snel zijn weg vinden in de intranetomgeving. Om te zorgen voor een geleidelijke overgang van de oude naar de nieuwe situatie, konden medewerkers de producthandboeken nog via onze openbare mappen benaderen. Maar al vrij snel zijn we hiermee gestopt en hebben we aangegeven dat alle informatie op het intranet te vinden is. Voor sommige medewerkers was dit wel even omschakelen. Ondertussen is iedereen gewend aan de nieuwe werkwijze. Aan de vele reacties die we krijgen, kunnen we ook merken dat het intranet goed wordt gebruikt. Er komen veel aanvragen binnen voor aanvullende functionaliteit. En dit geeft toch aan dat het intranet leeft bij medewerkers."

volgende fase
"We zijn net gestart met een nieuwe fase in de ontwikkeling van het intranet. We zijn nu aan het bepalen welke wensen we als eerste gaan realiseren. Een van de wensen is bijvoorbeeld dat we kunnen meten hoe de diverse pagina's op het intranet worden bezocht. Daarnaast zijn we continu bezig om de functionaliteiten in ons huidige intranet verder aan te scherpen en ervoor te zorgen dat de oplossing die we nu hebben, volledig is uitontwikkeld. Pas als het intranet een stevige basis vormt, zetten we de volgende stap richting een complete portaloplossing."

zoekmodule
SharePoint Portal Server beschikt over een krachtige zoekmachine die vele zoekmogelijkheden biedt. Met de standaard interface van SharePoint, kunt u echter slechts een beperkt deel van deze mogelijkheden benutten. Daarom heeft e-office een uitgebreide zoekmodule ontwikkeld, waarmee u nog beter en sneller kunt zoeken. Voor meer informatie over onze zoekmodule, klik hier.