Joost Pieter de Smeth: “Ruim 5 jaar geleden ontstond binnen onze organisatie de behoefte aan een documentmanagementsysteem. Meestal zijn dit complexe systemen. Voor een projectontwikkelaar als Blauwhoed is een goed contract- en risicomanagement erg belangrijk. Datzelfde geldt voor het beheersen van documenten. Onze organisatie beschikt over honderden projectdossiers met hierin duizenden documenten. Projectdossiers moeten we altijd en overal kunnen inzien.”
documentmanagementsysteem
“Wij besloten destijds eenvoudig te beginnen en startten met de eerste versie van SharePoint. Na een aantal jaren ervaring met dit systeem, kwamen we terug bij de kern: een documentmanagementsysteem. Binnen onze organisatie willen we eenvoudig documenten kunnen opbergen en delen. Bij de uitvoering van deze wens ontstonden twee vragen. Ten eerste zodra een document is opgeslagen, hoe komt een medewerker er dan achter dat het document bestaat en wáár het is opgeslagen? En de tweede vraag is, wie mag het document inkijken? Met deze vragen startte de complexiteit van een dergelijk systeem.”
De Smeth vertelt: “We stelden een projectgroep samen die de taak had het documentmanagement-systeem verder uit te denken. Binnen deze groep ontstonden er twee visies. De visie van een uitgebreide mappenstructuur en een visie die daar lijnrecht tegenover stond: de visie van één map waarin alle documenten zijn terug te vinden. De visie van de mappenstructuur kreeg al snel de voorkeur en zo startten wij met het creëren van mappen en rubrieken. Kort na aanvang ontstonden er al onduidelijkheden over het rubriceren van documenten. Ook het terugvinden van documenten verliep niet optimaal. We creëerden zoveel mappen dat we technisch vastliepen.”
oplossing en samenwerking met e-office
“Binnen de organisatie zagen we dat onze werknemers documenten niet in de huidige werkomgeving opsloegen, omdat dit teveel werk was. Dat was enorm jammer en vormde een bedreiging voor de continuïteit van het systeem.
SharePoint integreert tegenwoordig steeds beter met de andere Microsoft Office producten. Wij gingen op zoek naar een oplossing waarin een computersysteem zo intelligent is, dat het systeem zelf weet waar het een document moet opslaan. In combinatie met de technologie van iDoclogicx is het opbergen van een document in een SharePoint omgeving eenvoudig. De integratie met de oplossing Colligo Contributor maakt het mogelijk ook bijlagen uit e-mails direct én op de juiste plek op te slaan.”
De Smeth: “We zochten lang naar een partij die ons kon ondersteunen bij de migratie naar SharePoint 2007 en bij onze wens voor een intelligent documentmanagementsysteem. Bedrijven met een sterke technische oriëntatie, redeneerden teveel vanuit die techniek en hadden daarom onvoldoende inzicht in ons probleem. Daarnaast zijn er bedrijven die wél goed inspeelden op het functionele probleem, maar daarbij een eigen oplossing hanteerden. Deze oplossing is voor een organisatie als Blauwhoed niet haalbaar. Uiteindelijk ontmoetten we e-office. e-office denkt mee met de klant. Ton Stegeman, MVP (Most Valuable Professional, red.) van Microsoft en technisch consultant SharePoint bij e-office, verdiepte zich goed in onze situatie en dacht hiervandaan mee naar oplossingen. Ton Stegeman en Edward Bogaard, projectleider van e-office, hebben een geweldige klus verricht.”
toekomst
De Smeth gaat verder: “Binnen Blauwhoed worden de effecten van dit project nu goed zichtbaar. De veranderingen die zijn ontstaan door de implementatie van SharePoint 2007 en de integratie met de oplossingen iDoclogicx en Colligo Contributor zijn enorm. Documenten opbergen op de juiste plek is nu gemakkelijk. En met de nieuwe zoekfunctionaliteit is ook het terugvinden van documenten sterk vereenvoudigd.
Een andere uitdaging was het koppelen van administratieve informatie van projecten aan de projectdossiers. Een projectdossier biedt nu ook inzicht in bijvoorbeeld het verkochte aantal woningen.
Natuurlijk vergt ook de introductie van de nieuwe SharePoint werkomgeving heel wat energie en aandacht. Samen met e-office gaan we ook deze uitdaging aan.”