Leo Onderwater, Business Controller en projectleider Athlon-portal: "Om als Europees bedrijf te kunnen functioneren, is het noodzakelijk dat we gebruikmaken van elkaars kennis. In de verschillende landen zijn meerdere bedrijven actief die in het verleden overgenomen zijn door Athlon. Deze hebben een bepaalde mate van autonomie, maar werken allemaal onder dezelfde naam. Het is dan ook noodzakelijk dat iedereen op z’n minst dezelfde actuele kennis heeft van internationale klanten. Om meer samenhang te krijgen tussen de autonoom werkende landen, wil Athlon een centrale plek bieden waarop informatie kan worden gedeeld. Dit kan informatie zijn over de verschillende bedrijven, hun medewerkers en hun verantwoordelijkheden. Ook algemeen geldende berekeningen, zoals de restwaardebepaling, of afspraken over serviceniveaus krijgen daarop een plek. Bovendien kunnen onderzoeken, rapporten en andere relevante informatie via de Athlon-portal worden gedeeld."

e-mail
"Op dit moment is e-mail binnen Athlon nog steeds het belangrijkste medium om informatie te delen. Onze medewerkers zijn gewend om informatie op deze manier te delen en er worden dus heel wat documenten heen en weer gestuurd. Nadeel van deze werkwijze is dat belangrijke informatie snel over het hoofd wordt gezien of dat de laatste versies van documenten niet gemakkelijk terug te vinden zijn. Bovendien zijn wij van mening dat medewerkers beter gebruik moeten kunnen maken van elkaars expertise, ook als zij niet direct met elkaar samenwerken."

businesscase
"Tijdens de SharePoint-pilot die we eerder hebben uitgevoerd, hebben wij goede ervaringen opgedaan met e-office. Wij hebben e-office daarom gevraagd ons nogmaals te helpen bij de realisatie van een portal op basis van Microsoft SharePoint. Van de pilot hebben we geleerd dat een standaard SharePoint-portal voor ons niet toereikend is. Wij hebben daarom besloten om de portal op maat te laten ontwikkelen, zodat deze optimaal kan aansluiten op de werkwijze in onze organisatie. Hiervoor hebben wij eerst onze wensen in kaart gebracht, in nauwe samenwerking met e-office. De businesscase die hieruit voortvloeide, hebben we voorgelegd aan de Raad van Bestuur. Daarna zijn we aan de slag gegaan met de daadwerkelijke realisatie van de portal."

techniek
"De feitelijke start van het project was in eerste instantie wat moeizaam. In deze fase speelde techniek een belangrijke rol. Omdat wijzelf over weinig technische kennis beschikken, was het voor ons soms lastig te volgen hoe de functionaliteit er daadwerkelijk uit zou gaan zien. Bovendien moesten we onze planningen beter op elkaar afstemmen. Binnen onze organisatie is het bijvoorbeeld noodzakelijk om medewerkers die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de portal, lang van tevoren op de hoogte te stellen. Dat vraagt om een gedetailleerde en strakke planning. Toen dit duidelijk werd, heeft e-office haar werkwijze hier direct op aangepast en gezorgd voor een functioneel ontwerp en planningsvoorstel waar wij goed mee uit de voeten konden."

functionaliteit
"Wij hebben goed nagedacht over de functionaliteit die nodig is om kennisuitwisseling en samenwerking binnen onze organisatie te bevorderen. Zo zijn wij gekomen tot een portal in de huisstijl van Athlon, waarin nieuws, HRM-informatie en informatie over de verschillende organisaties is opgenomen. Bovendien zijn er projectruimtes ingericht en wordt business intelligence-informatie, waaronder diverse analyses en rapportages, gedeeld. Verder hebben we veel aandacht besteed aan de user interface en de navigatie. Door informatie op een gebruikersvriendelijke manier te bundelen in de portal willen we de inzichtelijkheid van de activiteiten binnen onze organisatie vergroten. En de internationale teams krijgen de mogelijkheid acties nog beter op elkaar af te stemmen."

introductie
"In april 2006 hebben we de portal geïntroduceerd. Ook hiervoor hebben we nauw samengewerkt met e-office. We hebben bijvoorbeeld diverse presentaties voor medewerkers georganiseerd waarin we hen informeerden over de mogelijkheden van de portal. Maar liefst 75% van de medewerkers heeft de presentatie bijgewoond. Tijdens deze meetings hebben we medewerkers ook gevraagd om zoveel mogelijk informatie via de portal te gaan delen. Maar we merken nu dat het wat meer tijd nodig heeft voordat medewerkers zover zijn dat zij hun werkwijze aanpassen aan de nieuwe situatie. Op dit moment is de noodzaak om naar de portal te gaan er nog niet. Daarom is de medewerking van de belangrijkste nieuwsleveranciers, waaronder de Raad van Bestuur, cruciaal. Samen met hen bekijken we nu hoe we zoveel mogelijk nieuws via onze SharePoint-portal kunnen verspreiden. Hierdoor gaat onze portal echt deel uitmaken van de werkomgeving van medewerkers. Daarnaast is er inmiddels een eerste groep medewerkers die rapportages publiceert via de portal. Op deze manier proberen wij steeds meer medewerkers enthousiast te maken voor het werken met de portal."

bekendheid
"Een van onze belangrijkste acties voor de komende tijd is het vergroten van de bekendheid van de portal en ervoor zorgen dat medewerkers enthousiast raken. Om dit te bereiken, stellen we de portal als startpagina in op alle pc’s. Medewerkers zien zo bij het opstarten van de pc direct het laatste nieuws. Daarnaast zijn we bezig met de mogelijkheid om thuis te werken, zodat medewerkers ook vanuit huis direct toegang hebben tot de portal. Als laatste inventariseren we welke aanvullende wensen er zijn. Aan de hand hiervan gaan we de portal uitbreiden en verder aanpassen aan de wensen in onze organisatie. Het uitbreiden van de functionaliteit in de portal is echter voorlopig nog toekomstmuziek. Onze eerste en belangrijkste taak is en blijft voorlopig: ervoor zorgen dat medewerkers actief gebruik gaan maken van de portal. Op dat moment krijgen we een goed beeld van de functionaliteit die nodig is om medewerkers nog beter te ondersteunen. En pas dan zijn we klaar voor de volgende stap."